Необходимо осуществлять тщательный контроль оплат
Март 17th, 2021
Цели: повысить контроль над использованием денежных средств, увеличить платежеспособность филиалов, снизить затраты на банковское обслуживание.
Как действовать: создать единую форму отчета о движении денежных средств для всех компаний группы, согласовать работу структурных подразделений, перейти на расчетно-кассовое обслуживание в один банк, перевести все функции по платежам в управляющую компанию, автоматизировать процесс прохождения платежей.
Чтобы усилить контроль над удаленными офисами, менеджмент принял решение создать единый расчетный центр (ЕРЦ) группы, который позволил бы отказаться от дублирующих казначейских функций, сократить затраты на персонал, контролировать расходуемые средства, получать оперативную информацию о финансовом состоянии филиалов, отслеживать выполнение плановых показателей бюджета.
Единые правила работы
Работу над системой единого казначейства менеджмент начал с оптимизации бизнеспроцессов, связанных с движением денежных средств, – создали единые регламенты взаимодействия между казначейством, ДЗО и филиалами. Так по явились Положение о кредитной политике, Положение о казначействе и Регламент прохождения платежей. Кроме того, была составлена единая форма отчета о движении денежных средств для всех ДЗО. В этой работе участвовали департаменты, ответственные за наполнение расходных статьей бюджета: отделы закупок, перспективного развития, управление по работе с клиентами и ряд других, как в головном офисе, так и в дочерних компаниях. Детализированная структура бюджета создавалась с учетом специфики деятельности холдинга, это заняло три месяца, учитывая время на согласование с руководителями подразделений. Параллельно с разработкой единой формы финансисты головной и дочерних организаций формировали единый регламент работы структурных подразделений. Этот документ помог устранить несогласованность действий при работе с ЕРЦ.
Дополнительно к документам и регламентам была написана инструкция для сотрудников, где содержались ответы на часто задаваемые вопросы. Она позволила сократить время на обучение персонала и увеличить производительность труда. Предлагаем эффективный контроль оплат
Пример
О формате инструкции для сотрудников можно судить по приведенным ниже выдержкам из нее в виде вопросов и ответов.
Какие статьи затрат нужно указывать в назначении платежа при формировании реестра? – В приложении к Инструкции, где расписаны варианты разнесения расходов при спорных статьях затрат. Как формировать реестр платежей, если у ДЗО есть два филиала? – Поскольку ДЗО имеет статус юридического лица, а филиал считается структурным подразделением без такого статуса, реестр формируется только для конкретного ДЗО. Детализация по филиалам не нужна.
Почему недоступна функция редактирования/удаления платежа (неактивна кнопка «Редактировать/удалить»)? – Платеж нельзя редактировать/удалять по одной из следующих причин: либо он уже находится в сформированном (сохраненном) реестре со статусом «Одобрен», либо помечен для включения в новый реестр (статус «Да» в колонке «Включить в новый реестр»). В этом случае для его редактирования нужно в режиме формирования нового ре естра исключить платеж (снять пометку о включении в новый реестр).
Можно ли отразить одним платежом прочие поступления от юридических и физических лиц за услуги по ремонту, проверке счетчиков и т.д.? – Нет, платежи юридических лиц проводятся отдельно. По каждому поступлению оформляется отдельный платеж, а поступления от физических лиц можно отражать одним платежом за период.